Flowchart là một công cụ hữu ích để mô tả quy trình hoặc quá trình làm việc một cách ngắn gọn và khoa học. Nó được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực như công nghệ thông tin, xây dựng, viễn thông,… Để hiểu rõ hơn về Flowchart và cách vẽ nó để xây dựng quy trình cho doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp, hãy cùng WEONE theo dõi bài viết dưới đây.
Flowchart là gì và lợi ích của việc sử dụng Flowchart trong doanh nghiệp
Flowchart là một dạng biểu đồ hay lưu đồ diễn giải cho một thuật toán hoặc một quy trình làm việc. Nó có nhiều dạng khác nhau và mục đích chính của việc sử dụng nó là khái quát rõ ràng nhất các quy trình công việc cần giải quyết.
Biểu đồ Flowchart bao gồm các tầng từ bao quát đến chi tiết, kết nối các hạng mục công việc bằng mũi tên. Thông thường, có 2 loại biểu đồ Flowchart phổ biến nhất:
- Một bước xử lý hay còn gọi là hoạt động, biểu thị dưới dạng hình hộp chữ nhật.
- Một quyết định, biểu hiện dưới dạng viên kim cương.
Như đã đề cập ở trên, biểu đồ Flowchart có nhiều dạng khác nhau. Vì vậy, có nhiều ký hiệu sử dụng để truyền tải thông tin trong Flowchart. Ký hiệu và ý nghĩa của chúng được thể hiện trong bảng dưới đây:
Sau khi hiểu được lưu đồ là gì, chúng ta hãy đánh giá những lợi ích mà Flowchart mang lại. Các lợi ích của Flowchart có thể kể đến như sau:
- Tất cả thông tin được ghi dưới dạng biểu đồ, lưu đồ ngắn gọn và khoa học. Điều này giúp việc truyền tải và hướng dẫn công việc dễ dàng hơn.
- Flowchart sử dụng ngôn ngữ hình ảnh, dễ nhớ hơn việc trình bày bằng văn bản. Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho người xem.
- Lưu đồ Flowchart tạo tính sinh động cho nội dung được thuyết trình, giúp người xem nắm bắt thông tin nhanh chóng hơn.
Làm thế nào để vẽ biểu đồ Flowchart hiệu quả
Dưới đây là 3 quy tắc chính trong việc vẽ biểu đồ Flowchart:
Sử dụng các thành phần trong Flowchart một cách thống nhất
Các thành phần trong Flowchart cần được sử dụng một cách nhất quán. Tính nhất quán ở đây được hiểu là sự thống nhất từ hình khối, đường dẫn và văn bản.
- Hình elip: Thể hiện bắt đầu, kết thúc của quy trình.
- Hình chữ nhật: Các bước triển khai của cá nhân đảm nhận.
- Hình thoi: Sử dụng khi có phê chuẩn hoặc quyết định cần lựa chọn.
- Đường dẫn mũi tên: Hướng dòng chảy của các bước trong quy trình.
Ngoài ra, các ký hiệu cần có kích thước và khoảng cách bằng nhau. Bạn cũng có thể sử dụng màu sắc khác nhau để làm lưu đồ trở nên sinh động và bắt mắt hơn.
Sắp xếp luồng dữ liệu một cách khoa học
Khi lưu đồ quá lớn và chứa quá nhiều thông tin, bạn có thể áp dụng một số mẹo sau:
- Cố gắng co hẹp lưu đồ và tăng kích thước phông chữ trong các nội dung để làm đầy không gian. Đồng thời, cần giữ cho lưu đồ vẫn nhìn tổng quan.
- Tùy thuộc vào số lượng bước trong quy trình, bạn có thể định hướng mũi tên sang trái hoặc sang phải. Sau đó, quy trình tiếp theo sẽ xuống dòng phía dưới.
- Hoặc bạn có thể chia lưu đồ lớn thành nhiều lưu đồ nhỏ hơn. Mỗi lưu đồ nhỏ sẽ được hiển thị trên một trang riêng.
Đặt dòng trả về phía dưới lưu đồ
Tương tự như việc đọc một trang sách từ trên xuống dưới, dòng trả về trong lưu đồ Flowchart cũng được đặt ở dưới. Ngoài ra, nếu có hai dòng trả về, bạn cần đảm bảo chúng không được trùng nhau.
Cách vẽ Flowchart xây dựng quy trình cho doanh nghiệp
Việc tóm tắt quy trình và truyền tải thông tin một cách dễ hiểu cho người xem là mục tiêu của Flowchart. Vậy làm thế nào để vẽ một Flowchart hiệu quả? Hãy cùng theo dõi 3 bước sau:
1. Cân nhắc việc sử dụng Flowchart hoặc các phương tiện trình bày khác
Hãy đảm bảo rằng việc sử dụng Flowchart sẽ mang lại hiệu quả cao hơn so với các phương tiện trực tiếp khác. Flowchart thường được sử dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp lớn, đặc biệt là trong kinh doanh. Có hai lý do chính cho điều này:
- Thứ nhất: Khi doanh nghiệp lớn hơn, khối lượng công việc và dữ liệu càng lớn. Việc “văn bản hóa” các bước để tạo ra một quy trình làm việc hoàn chỉnh trở nên dễ hiểu.
- Thứ hai: Nếu doanh nghiệp muốn tham gia vào giai đoạn chuyển đổi số, việc sử dụng các lưu đồ, biểu đồ như Flowchart là bước đầu tiên cần thiết.
Ngược lại, nếu là một doanh nghiệp nhỏ hoặc chỉ đơn giản là một hộ kinh doanh, bạn có thể truyền tải thông tin trực tiếp bằng lời nói thay vì sử dụng Flowchart.
2. Thu thập thông tin cần thiết để vẽ Flowchart
Tất nhiên, càng nhiều thông tin thì quy trình vẽ càng chính xác. Vì vậy, hãy thu thập tất cả thông tin và lựa chọn một cách cẩn thận. Một số câu hỏi bạn có thể đặt ra là:
- Mục đích chính của việc sử dụng Flowchart là gì? Bạn đặt tên biểu đồ là gì?
- Lưu đồ bao gồm bao nhiêu bước? Bạn đặt tên cho từng bước là gì?
- Những người tham gia vào công việc là ai? Ai là người chịu trách nhiệm chính?
- Mỗi bước sẽ được thực hiện trong khoảng thời gian bao lâu?
- Có cần thêm mô tả chi tiết vào lưu đồ hay không?
- Trong trường hợp có hai khả năng, kết quả sẽ như thế nào?
- Có vấn đề nào có thể phát sinh trong quá trình thực hiện công việc không?
Ngoài ra, bạn có thể thảo luận với các thành viên trong nhóm để vẽ Flowchart chính xác nhất.
3. Bắt đầu vẽ biểu đồ Flowchart
Có 3 cách để vẽ biểu đồ Flowchart:
- Cách 1: Sử dụng phương pháp truyền thống là bút và giấy: Bắt tay vào phác thảo biểu đồ bằng cách vẽ “xương sống” cho Flowchart. Đây là cách làm thủ công và khá đơn giản. Bạn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ khác như thước kẻ, compa… để biểu đồ trở nên đẹp và thu hút hơn. Sau đó, chụp nhiều bản và phân phát cho nhân viên của bạn.
- Cách 2: Sử dụng công cụ vẽ: Bạn có thể sử dụng các phần mềm như Power Point, Paint hoặc các phần mềm và ứng dụng đồ hoạ khác để tạo biểu đồ Flowchart của bạn trở nên đẹp và chuyên nghiệp.
- Cách 3: Sử dụng phần mềm quản lý chuyên nghiệp. Hiện nay có nhiều phần mềm quản lý tích hợp các công cụ vẽ biểu đồ, lưu đồ. Tại các doanh nghiệp lớn, việc sử dụng phần mềm quản lý không còn xa lạ. Chúng không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tăng hiệu quả công việc.
Một số ví dụ về vẽ biểu đồ Flowchart cho doanh nghiệp
Dưới đây là hai ví dụ điển hình về biểu đồ Flowchart cho các doanh nghiệp.
Ví dụ 1: Biểu đồ Flowchart về quy trình tuyển dụng
Quy trình tuyển dụng nhân sự bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Xác định nhu cầu của nhà tuyển dụng.
- Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng và thiết kế hồ sơ nhân sự.
- Bước 3: Tìm ứng viên và lựa chọn hồ sơ đúng.
- Bước 4: Đặt lịch phỏng vấn.
- Bước 5: Đánh giá ứng viên và tiến hành thử việc.
Ví dụ 2: Biểu đồ Flowchart về quy trình ứng phó với sự cố xảy ra tại doanh nghiệp xây dựng
Với quy trình ứng phó sự cố, doanh nghiệp sẽ có các bước cơ bản sau:
- Bước 1: Phát hiện và đánh giá mức độ của sự cố.
- Bước 2: Thông báo sự cố tới ban lãnh đạo công ty bằng email hoặc thông báo trực tiếp.
- Bước 3: Tổ chức cuộc họp để đề xuất và triển khai phương án khắc phục sự cố.
- Bước 4: Đánh giá hiệu quả của phương án.
Quản lý quy trình thủ tục doanh nghiệp đơn giản với WEONE
Hệ thống tự động WEONE cung cấp các công cụ quản lý và điều hành đơn giản cho doanh nghiệp, giúp tối ưu khả năng vận hành hiệu quả.
Phân hệ quản lý quy trình thủ tục của WEONE giúp doanh nghiệp chuẩn hóa và quản lý mọi quy trình thủ tục thực tế lên hệ thống, từ đó tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban và nhanh chóng xử lý thủ tục và hồ sơ. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu vận hành và nâng cao năng suất.
Tính năng ưu việt của WEONE trong quản lý quy trình – thủ tục:
- Quản lý quy trình: Thiết lập và tạo mới quy trình nghiệp vụ thực tế trên nền tảng số. Người dùng có thể tùy biến sự lựa chọn quy trình thẳng hoặc nhánh, tạo quy trình con trong quy trình lớn để tiết kiệm thời gian xử lý công việc.
- Quản lý thủ tục: Hỗ trợ tạo và cấu hình các thủ tục thực tế của doanh nghiệp trên hệ thống.
- Quản lý biểu mẫu: Cung cấp khả năng tạo mới biểu mẫu trực tiếp trên hệ thống. Tất cả thông tin về biểu mẫu đã tạo ra – được phê duyệt hay chưa được phê duyệt – được lưu trữ trên hệ thống để dễ dàng tìm kiếm lại.
- Quản lý Form thông tin: Tạo mới, chỉnh sửa, xóa và cấu hình các form thông tin trên hệ thống để doanh nghiệp xây dựng dữ liệu số phục vụ cho các công việc khác.
- Quản lý hồ sơ đã đăng ký: Theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ, thống kê và phân loại từng loại hồ sơ một cách chi tiết để giúp nhân sự nhanh chóng bổ sung những hồ sơ còn thiếu.
- Thống kê và báo cáo: Thống kê chi tiết tình trạng các quy trình thủ tục, giúp quản trị viên nắm bắt mọi thông tin và thiết lập cảnh báo tự động. Có thể thiết lập thời gian hoàn thành công việc trong quy trình, gửi tự động thông báo công việc đến các đối tượng liên quan trong quy trình (khi tạo lên quy trình mới, khi chuyển trạng thái Hoàn thành công việc,…)
Với WEONE, doanh nghiệp có thể giảm từ 40-70% chi phí cho giấy tờ và tài liệu để thực hiện các quy trình và thủ tục. Hiệu suất công việc cũng được cải thiện hơn 40-50% do nhân sự không mất thời gian di chuyển xử lý các quy trình và thủ tục phức tạp hoặc các yêu cầu đơn giản như xin nghỉ phép, tạm ứng,… mà không gặp rào cản về khoảng cách vật lý.
Mong rằng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về Flowchart và thông tin liên quan. Các nhà quản lý có thể tham khảo để đưa ra các quyết định chính xác cho phương pháp quản lý của mình. Chúc bạn thành công!