Phần mềm lưu trữ hồ sơ bằng excel

Bạn sẽ xem: Lưu Trữ hồ Sơ bởi Excel – Tổng Hợp cỗ 7 tệp tin Excel làm chủ Hồ Sơ 2020 Free trên tienmadaichien.com

Việc thống trị công văn, hợp đồng, văn bản… trong những đơn vị hành chính, những công ty là rất quan trọng. Làm chủ tốt sẽ giúp chúng ta làm vấn đề hiệu quả, tiết kiệm chi phí thời gian, né nhầm lẫn, sai sót, bảo vệ được trình tự thực hiện các bước cũng như giải quyết và xử lý các vấn đề phát sinh được tốt hơn. Tuy vậy hầu hết bọn họ không gồm sẵn ứng dụng quản lý quá trình này, mà nên tự làm chủ bằng Excel. Dưới đây Học Excel Online đã hướng dẫn chúng ta cách thống trị công văn, hợp đồng trên Excel. Họ cùng khám phá nhé:

1. Những quá trình cần làm để thống trị công văn, hợp đồng

Văn bản, giấy tờ, hợp đồng… gọi phổ biến là văn bạn dạng trong doanh nghiệp, cơ quan có thể chia làm cho 3 một số loại chính:

Công văn đến: Đối tượng từ phía bên ngoài gửi văn bạn dạng tới cho chúng ta để có tác dụng việcCông văn đi: bọn họ gửi văn phiên bản cho đối tượng mặt ngoàiVăn bản nội bộ: thực hiện trong nội bộ, các đối tượng phía bên trong doanh nghiệp, cơ quan

Dựa vào đặc trưng của các loại văn bản này, đề xuất xác định được quy trình, trình tự quản lí lý, bao hàm các thủ tục:

Tiếp nhận, soạn thảo, ban hànhLưu chuyển, ký, đóng dấu, gởi thư, bàn giao…Lưu trữ, bảo quản, sao lưu

2. Cách triển khai trên Excel

Bước 1: xây cất quy trình, sơ đồ quản lý.

Bạn đang xem: Phần mềm lưu trữ hồ sơ bằng excel

Đang xem: tàng trữ hồ sơ bởi excel

Việc lập sơ đồ đã giúp bọn họ xác định được trình từ bỏ thực hiện, vật dụng tự thực hiện các công việc và thời gian thực hiện. địa thế căn cứ vào sơ đồ chúng ta sẽ biết được công việc đang giải pháp xử lý tới đâu, bao giờ hoàn thành, lưu trữ văn bản ở đâu.

Bước 2: Xây dựng danh mục nhóm đối tượng cần quản lý

Trong quá trình này chúng ta làm việc với rất nhiều đối tượng:

Bên xung quanh doanh nghiệp, cơ quan: đối tượng ban hành công văn đến, đối tượng người tiêu dùng nhận công văn đi, cá nhân, tổ chức triển khai là đối tác ký kết kết hợp đồng…Bên trong doanh nghiệp, cơ quan: các phòng ban, những nhân viên…

Để cai quản tốt thì họ cần theo dõi và quan sát các đối tượng này theo danh sách để đảm bảo:

Không bị trùng lặpKhông mắc lỗi không nên sót trong quá trình nhập tài liệu trên Excel

Danh sách hoàn toàn có thể tổ chức trên 1 Sheet như sau:

*
*

Lập sổ làm chủ công văn đến

Với từng trạng thái của Công văn đến, họ sẽ gồm thể cấu hình thiết lập trong chức năng Conditional formatting để tự động thông tin công văn nào đang xử lý, công văn nào không xử lý… để bạn có thể có kế hoạch cho những câu hỏi này.

Xem thêm: Lý Thuyết Tìm Phân Số Của Một Số, Tìm Phân Số Của Một Số Lớp 4

Bước 4: Xây dựng phương pháp tính mã văn thư

Mã văn thư tốt số hợp đồng là do bộ phận quản lý văn thư, hành chính tự quy định. Mặc dù nhiên để thống nhất được ngôn từ này thì chúng ta cần xây dựng bí quyết tính tự động, thống tuyệt nhất trong cục bộ Sổ cai quản công văn, hợp đồng.

Công thức thường thực hiện là:

Các hàm khác tương quan tới định dạng, ghép nối chuỗi để có thể ra được mã theo ý muốn.

Trên đây là các nội dung chính những công việc cần thực hện khi chúng ta muốn cai quản văn bản, hợp đồng, công văn sách vở trong Excel.

Để hiểu rõ cách làm chi tiết từng bước xây dựng chương trình cai quản công văn, sách vở và giấy tờ trên Excel như vậy nào, chúng ta có thể bài viết liên quan tại khóa học Hành chính nhân sự Online tự A đến Z dưới đây. Dường như khóa học tập còn cung cấp cho mình rất nhiều kiến thức cần thiết khác trong công việc Hành thiết yếu nhân sự. Cụ thể xem tại: