Sử dụng excel quản lý văn bản là phương pháp được áp dụng khá thịnh hành bởi tính kỹ thuật và thuận tiện. Excel là phương án thay cầm cố cách cai quản truyền thống bởi sổ sách, giúp quy trình xử lý các vấn đề phân phát sinh dễ dãi hơn
Hướng dẫn sử dụng excel quản lý văn bản khoa học, hiệu quả. Bạn đang xem: Phần mềm quản lý hồ sơ bằng excel
1. Thực hiện excel gồm thể quản lý những loại văn bạn dạng nào?
Phương pháp cai quản văn phiên bản bằng excel thường xuyên được vận dụng cho toàn bộ các nhiều loại văn phiên bản của doanh nghiệp, cụ thể là bao hàm 3 loại chính:
Văn bản nội bộ: bao hàm tất cả các hồ sơ, giấy tờ, tài liệu chỉ thực hiện trong phạm vi nội bộ, các đối tượng phía bên trong doanh nghiệp, tổ chức,...Văn bản đến: Do các đối tượng, tổ chức phía bên ngoài doanh nghiệp gửi đến.Văn bản đi: vị doanh nghiệp gửi cho những đối tượng phía bên ngoài doanh nghiệp.Sử dụng excel giúp doanh nghiệp cai quản và khối hệ thống các quy trình, giấy tờ thủ tục về văn bạn dạng bao gồm:
Soạn thảo, chế tạo lập và phát hành văn bản.Ký, đóng góp dấu, chuyển nhượng bàn giao và lưu chuyển văn bản.Sao lưu, lưu trữ và bảo vệ văn bản.2. Hướng dẫn sử dụng excel cai quản văn bản
Để rất có thể thực hiện cai quản văn phiên bản trên excel, bạn cũng có thể tham khảo quá trình dưới đây:
Bước 1: khẳng định và sản xuất quy trình cai quản tài liệu bằng excel
Bước thứ nhất là đề nghị xây dựng quy trình, sơ đồ quản lý tài liệu bên trên excel. Phụ thuộc vào sơ đồ này, các bạn sẽ dễ dàng xác minh được văn bản đang ở tình trạng nào, cách nào nhằm mục đích có phương hướng cách xử trí tiếp theo.
Xây dựng quy trình quản lý tài liệu để có phương thức thống trị phù hợp.
Bước 2: Phân nhiều loại và xác định các danh mục làm chủ tài liệu
Khâu vào vai trò đặc biệt quan trọng tiếp theo là yêu cầu thống kê những loại văn bạn dạng của doanh nghiệp. Tiêu chí xây dựng những danh mục, team văn bạn dạng cần đảm bảo:
Thống kê rất đầy đủ tất cả những văn phiên bản của doanh nghiệp, không quăng quật sót.Các danh mục mang tính tổng quát cơ mà không được trùng lặp.Tên danh mục cần dễ dàng hiểu, mọi nhân viên đều rất có thể nắm được và dễ dàng tìm kiếm trong quy trình làm việc.Bạn có thể tham khảo một số danh mục để thống trị văn bản trên excel như sau:
Loại văn bản: Quyết định, Công văn, Thông báo, Nghị quyết, báo cáo,...Tình trạng văn bản: không xử lý, vẫn xử lý, đã xử lý xong, lưu lại trữ.Bộ phận phụ trách: Hành chính, Nhân sự, Kế toán, khiếp doanh,....Xem thêm: Cách In Bản Vẽ Cad, Cách In Đen Trắng, Cách In Màu Trong Cad
Bước 3: Tạo các sổ quản lý tài liệu
Mỗi sổ thống trị công văn, bạn cần tạo trên một sheet khác biệt để nhân thể quản lý. Khi có nhiệm vụ phát sinh với loại văn bản nào thì đã ghi sổ cho các loại văn phiên bản tương ứng. Phụ thuộc vào nhu cầu làm chủ mà bạn có thể tạo các chỉ tiêu cùng tiêu đề mang đến cột trong bảng.
Một số chức năng hữu dụng khi xây dựng những sổ làm chủ văn bản:
Chức năng Data Validation: nhằm tạo list chọn: nhiều loại văn bản, chứng trạng văn bản, thành phần phụ trách xử lý, khu vực nhận, chỗ lưu trữ,... để tùy chỉnh thiết lập các tiêu chí trong danh sách, tránh hầu hết sai sót trong quá trình nhập bằng tay thủ công dữ liệu mang tới sai tác dụng tra cứu, cai quản lý.Chức năng Conditional formatting: Theo dõi triệu chứng của văn bản. Tác dụng này sẽ auto thông báo những công văn đang nên xử lý để người triển khai có phương hướng cách xử lý phù hợp.
Ví dụ về một vài danh mục quan sát và theo dõi văn phiên bản tại doanh nghiệp.
Bước 4: thi công công thức
Mỗi các loại văn bạn dạng đều mang tên danh mục riêng, tuy nhiên, bạn phải tạo mã văn thư riêng nhằm thống độc nhất giữa các phòng ban với để tiện quản lý, tra cứu. Bởi vậy, bạn phải xây dựng bí quyết tính tự động để thống nhất toàn cục sổ quản lý:
Countif: Đếm số lượng văn phiên bản xuất hiện trong sổ.Vlookup: Tham chiếu theo từng các loại văn bản.Một số hàm nhằm định dạng với ghép thành chuỗi đáp ứng yêu cầu.3. Có nên cai quản văn phiên bản bằng excel?
Sử dụng excel thống trị văn bạn dạng là cách thức khác nhiều người sử dụng bởi ngày tiết kiệm giá cả và phương pháp tạo lập đơn giản, cập nhật số liệu dễ dàng dàng. Tuy nhiên, hình thức này mãi mãi nhiều vấn đề hạn chế:
Không đề xuất nhân sự nào cũng đều có kiến thức sâu về excel, nhất là khi sử dụng những hàm công thức.Dễ bị lầm lẫn khi con số văn bạn dạng lớn.Tính bảo mật thông tin thấp, dễ dẫn đến rò rỉ thông tin.Tốn khá nhiều thời gian khi thực hiện tạo lập sổ quản ngại lý.
Phương pháp quản lý văn bạn dạng bằng excel tồn tại các hạn chế.
4. Văn phòng công sở điện tử tienmadaichien.com - thống trị văn bạn dạng thuận tiện, dễ dàng
Sử dụng các chiến thuật văn phòng điện tử được nhìn nhận là giải pháp tối ưu độc nhất cho phần đông doanh nghiệp. Hình thức này tương khắc phục buổi tối đa các nhược điểm của cách thức quản lý thủ công.
Quản lý văn bạn dạng đơn giản, chuyên nghiệp với tienmadaichien.com.
Trong đó, phần mềm văn phòng năng lượng điện tử tienmadaichien.com do công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn đáp ứng một cách đầy đủ các chuẩn chỉnh mực về cai quản văn phòng. tienmadaichien.com giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, ngân sách và nguồn nhân lực, hỗ trợ cải thiện năng suất lao động cho nhân sự làm việc tại doanh nghiệp.
Trên đây là hướng dẫn sử dụng excel thống trị văn bạn dạng khoa học, hiệu quả. Đây là cách thức được tương đối nhiều người áp dụng tuy nhiên tồn tại các hạn chế. Doanh nghiệp có thể tham khảo các giải pháp văn phòng năng lượng điện tử để về tối ưu thời hạn và cải thiện độ chủ yếu xác, kết quả của công tác cai quản tài liệu về thọ dài.
Quý doanh nghiệp yêu cầu thêm tin tức về giải pháp văn phòng và công sở điện tử tienmadaichien.com của ThaisonSoft, vui lòng contact theo tin tức dưới đây:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
